Сведения об этих лицах необходимы для ведения аналитического учета на некоторых счетах (70 'Расчеты с персоналом по оплате труда', 71 'Расчеты с подотчетными лицами' и др.), а также при подготовке первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, платежных ведомостей и т.д.). Набор сведений о сотрудниках хранится в справочнике 'Сотрудники'. Отдельные сведения о сотруднике в процессе работы могут изменяться (оклад, подразделение, количество иждивенцев, тип вычета и т.д.). Сведения, изменение которых надо отслеживать, хранятся в периодических реквизитах. В этом случае хранится история изменения значений реквизита, то есть не только значения реквизита, но и даты, начиная с которых значения должны использоваться.
Поскольку изменение значений периодических реквизитов требует определенной аккуратности в установке даты изменения, мы рекомендуем работать со справочником 'Сотрудники' с помощью документов типовой конфигурации по учету кадров. К ним относятся: 'Приказ о приеме на работу', 'Приказ о кадровых изменениях', 'Приказ об изменении окладов', 'Приказ об увольнении'.
Документ 'Приказ о приеме на работу' предназначен для ввода в справочник 'Сотрудники' нового сотрудника.
Для вызова формы документа следует выбрать подпункт 'Приказ о приеме на работу' в пункте 'Зарплата' меню 'Документы' главного меню или нажать кнопку 'Новый приказ' в форме списка справочника 'Сотрудники'.
Сведения о сотруднике заполняются на нескольких закладках. Для перехода с одной закладки на другую достаточно щелкнуть мышью на ее наименовании.
На первой закладке 'Общие' указываются номер и дата приказа, дата приема на работу, ФИО сотрудника, подразделение, должность, характер трудовых отношений, оклад и количество иждивенцев.
В реквизите 'ФИО' указываются фамилия, имя и отчество принимаемого на работу. При заполнении этого реквизита открывается форма списка справочника 'Сотрудники', в котором перечислены все сотрудники организации. Для ввода в этот список нового сотрудника нужно выбрать пункт 'Новый' меню 'Действия' или нажать клавишу Insert и ввести фамилию, имя и отчество полностью.

В реквизите 'Подразделение' выбором из одноименного справочника следует указать, в какое подразделение производится прием на работу.

Если в организации нет структурных подразделений, то достаточно ввести в справочник хотя бы одно подразделение, например, с наименованием 'Основное'.
В реквизите 'Должность' указывается должность, на которую принимается работник. Этот реквизит заполняется в том случае, если с работником устанавливаются трудовые отношения.
Для правильного расчета отчислений во внебюджетные социальные фонды и суммы удерживаемого подоходного налога важным является характер отношений с работником.
В форме ввода предусмотрены три варианта отношений: основное место работы - если работа в организации является основным местом работы сотрудника; внешнее совместительство - если работа в организации не является для сотрудника основным местом работы; работа по договору подряда - если отношения с работником регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации.
Если работа в организации является для сотрудника основным или единственным местом работы, то следует заполнить реквизит 'Количество иждивенцев'.

На второй закладке 'Начисление зарплаты' указывается оклад, тип вычета для расчета подоходного налога и бухгалтерский счет по отнесению затрат на выплату заработной платы. Если на счете ведется аналитический учет, то следует указать объекты аналитического учета (субконто).

Закладка 'Данные с предыдущего места работы' заполняется в тех случаях, когда сотрудник принимается на постоянную работу не с начала календарного года и представил справку с предыдущего места работы, а также если учет в '1С:Бухгалтерии 7.7' ведется не с начала года.
На закладке 'Паспорт' вводятся данные паспорта сотрудника: серия и номер паспорта, кем и когда паспорт выдан.
После внесения в документ всей необходимой информации следует сформировать и распечатать приказ по форме N Т-1 (кнопка 'Печать'), а документ сохранить и провести (кнопка 'ОК').

При проведении документа информация о сотруднике из формы документа переносится в справочник 'Сотрудники'.

Кадровые изменения
Для изменения значений периодических реквизитов сотрудника в типовой конфигурации предназначен документ 'Приказ о кадровых изменениях'. Его следует использовать при переводе работника из одного подразделения в другое; при изменении количества иждивенцев и типа вычета из доходов; при изменении месячного оклада и т.п.
Документ 'Приказ о кадровых изменениях' можно вызвать из одноименного подпункта пункта 'Зарплата' меню 'Документы' главного меню. Этот документ можно вызвать также из справочника 'Сотрудники' с помощью кнопки 'Новый приказ'. Перед вводом приказа в этом случае курсор следует установить в строку с фамилией того сотрудника, кадровые данные которого надо изменить. Тогда в форму документа будут перенесены актуальные данные по этому сотруднику.

В форме документа следует указать новые значения только для тех реквизитов, которые изменяются.

После внесения изменений нужно сформировать и распечатать приказ по форме N Т-5 (кнопка 'Печать'), а документ сохранить и провести (кнопка 'ОК').
При проведении документа в справочнике 'Сотрудники' устанавливаются новые значения тех реквизитов, которые изменены в форме документа.
Изменение окладов
Для тех случаев, когда требуется изменить оклады всем или группе сотрудников, в типовой конфигурации предназначен документ 'Приказ об изменении окладов'. Его можно вызвать из одноименного подпункта пункта 'Зарплата' меню 'Документы' главного меню или из справочника 'Сотрудники' с помощью кнопки 'Новый приказ'.
В поле 'Установить новые оклады с' следует ввести дату, начиная с которой сотрудникам устанавливаются новые оклады. Затем заполняется табличная часть документа - выбираются из справочника 'Сотрудники' те работники, чьи оклады надо изменить, и вводятся новые оклады.
Если оклады надо изменить всем или большинству сотрудников, то можно воспользоваться кнопкой 'Заполнить'. При этом в табличную часть выводится список сотрудников, работающих на данный момент в организации. Этот список можно скорректировать, удалив из него тех сотрудников, оклад которых не изменяется.
Для формирования списка табличной части сразу с новыми окладами можно воспользоваться кнопкой 'Подбор'. При этом открывается справочник 'Сотрудники', а после выбора сотрудника открывается дополнительное окно для ввода нового оклада. После ввода оклада справочник не закрывается, и можно изменить оклад следующему сотруднику. После завершения формирования списка окно справочника 'Сотрудники' следует закрыть стандартными средствами.
После заполнения формы документ следует сохранить и провести (кнопка 'ОК'). При проведении документа для всех сотрудников, указанных в списке табличной части, в реквизите 'Оклад' устанавливается новое значение.
Увольнение работника
Прекращение трудовых отношений с работником оформляется приказом на увольнение.
Для формирования данного приказа в типовой конфигурации предназначен документ 'Приказ об увольнении'.
Документ 'Приказ об увольнении' можно вызвать из одноименного подпункта пункта 'Зарплата' меню 'Документы' главного меню. Этот документ можно вызвать также из справочника 'Сотрудники' с помощью кнопки 'Новый приказ'. Перед вводом приказа в этом случае курсор следует установить в строку с фамилией увольняемого сотрудника.
В форме ввода нужно указать номер и дату приказа, дату увольнения и выбрать увольняемого сотрудника.
Затем нужно сформировать и распечатать приказ по форме N Т-8 (кнопка 'Печать'), а документ сохранить и провести (кнопка 'ОК').
При проведении документа дата увольнения заносится в реквизит 'Дата увольнения' указанного сотрудника в справочнике 'Сотрудники'.
Таким образом, документы по учету кадров позволяют не только оформить приказы по типовым унифицированным формам, но и ввести в программу данные, необходимые для расчета и начисления заработной платы.
С. ХАРИТОНОВ, аудитор ФИРМА '1С' Контактный телефон (095) 737-92-57